資料作成には、レイアウト、デザイン、配色などさまざまな要素を考慮する必要があり、作成には多くの時間がかかります。
しかし、AI（人工知能）を搭載したWebツールを利用することで、短時間での資料作成が可能になりました。
今回は、AIを利用した資料作成で活用できるAIツールや注意すべきポイントについて紹介します。

資料作成をAIで行うメリット・デメリットとは

資料作成をAIで行うことは、時間を節約できる一方、 不正確な情報が含んでしまう場合があります。 まずは、資料作成をAIで行うメリット・デメリットを解説します。

資料作成をAIで行うメリット

資料作成をAIで行うメリットは主に3点あります。

1点目は、時間を短縮できます。一般的に人間が1時間で執筆できる文章量は1,500～2,000文字とされています。一方、AIツールを活用すると1,500〜2,000文字であれば数分で作成が可能です。

2点目は、文章AIツールを使用することで誤字や脱字を防げます。文章AIツールは、文中の誤字や脱字を自動的に検出し、修正する機能を備えており、自然な文章を作成できます。

3点目は、AIの活用により、ルーティンワークの効率化を促進し省人化を図ることできます。これにより、企業全体の生産性が向上し、人件費の削減や労働力不足の解消など、さまざまなメリットをもたらします。

資料作成をAIで行うデメリットとは

一方、資料作成をAIで行うデメリットは下記の3点があげられます。

1点目は、個人に合わせたその人の心を揺さぶる文章が作成できません。AIは優れた情報処理能力を持ちますが、感情や経験など個人的な要素は人間にしか持つことができません。AIが作成する文章は一般的な表現や統計に基づいており、個人の独特な感性や背景を反映することは困難です。

2点目は、不正確な情報やコピーコンテンツのリスクがあります。AIは大量のデータを学習していますが、その中に誤った情報が含まれている場合があります。資料作成においても誤った情報を基にする可能性があり注意が必要です。
また、AIによる文章生成は既存の文章を参照することが多いため、コピーコンテンツの可能性に注意が必要です。

3点目は、一部のAI（例：ChatGPT3.5）が最新の情報に対応していない場合があり、情報が不正確になる可能性があります。
AIが学習に使用するデータは、ある時点までの情報に基づいているため、最新の情報やトレンドに追いついておらず、特定の分野での最新の知見や新しい技術の情報が欠落している場合があります。生成された情報の正確性について検証をしましょう。

確かに、AIの技術が進化しているとはいえ、人間の感性や創造力など代替できない部分があります。
文章を書くには、単に情報を伝えるだけでなく、読者の感情に訴えかけることが必要です。
例えば、小説や詩などの作品は、情報を伝えるだけでなく、読者の心を打つような言葉や表現が求められます。AIは人間とは異なる方法で文章を生成するため、感動的な小説や詩などの作品を作り出すことは難しいです。AIはまだ、人間と同じような感性や創造力を持っていないため、文章を書くにあたって、人間の創造力や感性が欠かせません。

適切なプロンプト作成がAIによる資料作成において重要

AIが資料を作成する際には、プロンプトが重要です。プロンプトは、AIに与える指示や情報であり、AIが作成する資料の方向性を決定する上で大きな役割を果たします。

具体的なプロンプトを与えることは、より良い資料をAIが作成するために欠かせません。

例えば、要約の場合どのような情報を含めどのように短くまとめるべきか、またどのような文体で要約を作成するべきかなど、具体的な指示が必要です。さらに、レポートを作成する場合も、テーマや構成、必要な情報の範囲など、具体的なプロンプトが必要です。

ただし、プロンプトはあくまでもAIの作業をサポートするものであり、最終的な判断は人の手が必要です。AIの力を借りながら、人間の創造力や感性を活かすことで、より優れた資料の作成が可能になります。

資料作成をAIが行うために必要な情報とは

資料作成をAIが行うために下記の内容をプロンプトに入れましょう。

今回は、資料作成にて一般的なケースの一つであるサービス資料を例に取り上げて、解説します。

• タイトル
• ターゲットユーザー
• サービス概要
• スライドの構成

1点目は、タイトルです。
タイトルは作成する資料の内容や方向性を示し、読者の注意を引きつける役割も担っています。AIにタイトル作成を任せるのも一つの手ですが、具体的なタイトルを人間が考えることで、資料の内容やターゲットが明確になり、資料の完成度を高めることができます。

2点目は、ターゲットユーザーです。
ターゲットユーザーとは、対象となる読者のことであり、資料の内容や表現方法を決定する上で重要な役割を果たします。ターゲットユーザーを明確に指定することで、AIは読者に適した資料作成が可能です。

3点目は、サービスの概要です。
資料作成において、サービスの概要を具体的にAIへ説明することは、重要なポイントです。サービスの特徴や利点、顧客への提供価値などを明確に示すことで、読者やAIにとってサービスが理解しやすくなります。特に、新しいサービスを紹介する場合は、AIにサービス概要を詳しく説明することが不可欠です。

4点目は、スライドの構成です。
具体的に、どのような情報を伝えたいのか、どのような順序で伝えたいのか構成をAIに伝えることで、分かりやすい資料が作成できます。

一般的には以下のようなスライドを盛り込むことがおすすめです。

• タイトルスライド: 資料のタイトルと、会社や団体のロゴなど、目を引く要素を配置します。
• 目次スライド: 資料の概要や目次をスライドに追加します。
• イントロダクション/背景スライド: サービスや製品の背景や導入の必要性を説明します。
• サービスの特徴スライド: サービスの特徴やユニークなポイントを示すスライドを作成します。
• 機能や概要スライド: サービスの主要な機能や概要を説明します。
• 顧客の成功事例スライド: 実際の顧客の成功事例を示すスライドを追加します。
• プランや価格スライド: 提供するプランや価格に関する情報をまとめたスライドを作成します。
• お問い合わせ/行動呼びかけスライド: 最後のスライドでは、読者に対して具体的な行動を促すための情報や連絡先を提供します。

 AIによる資料作成にて、プロンプト作成が重要な理由とは

AIを使って資料を作成する場合、明確なターゲットを設定し、適切なプロンプトを与えることが重要です。ターゲットとなる読者が誰で、何を知りたいのかを考え、それに基づき具体的なプロンプトを与えることで、分かりやすい資料の作成が出来ます。

AIが分かりやすい資料を作成するには、具体的なプロンプトを与えることが欠かせません。そのために、作成する資料が誰に向けられるのか、どのような情報を伝える必要があるのか、人間が先に必要な情報を整理する必要があります。分かりやすい資料作成には、AIと人の協力が必要であり、スライドの構成を事前に整理することが大切です。

AIが資料を作成するのに適している資料とは

AIを使った資料作成は、資料作成の時間を短縮するのに効果的ですが、すべての資料にAI活用が効果的ではありません。
例えば、図解で説明するなど伝える際に表現方法に工夫が必要な資料は、AIによる資料作成に適していません。一方で、数値データや科学的な事実に基づく資料作成は、AIを使った方がより正確に作成できる場合があります。AIを使った資料作成には、その適用範囲を明確にすることが重要です。

大量の情報処理、整理・分析が必要な資料を作成する際はAIを活用しましょう

AIは以下の資料を作成するのに適しています。

1点目はピッチブックです。

ピッチブックは、企業が投資家や顧客に向けて自社のビジネスプランや戦略を伝える重要な資料です。AIを使ったピッチブックの作成には多くのメリットがあります。例えば、AIが大量のデータを高速で処理し、未来予測の正確性を向上させます。また、AIは自動的に文章校正やレイアウト調整を行うことができ、分かりやすいピッチブック作成を実現します。

2点目は財務資料です。

AIを使った財務資料作成は、大量のデータを素早く処理ができるため効率化を図るのに有効です。さらに、リアルタイムでの財務状況分析が可能なためビジネス上の課題解決のアイデアを見つけるなど経営状況の把握にも役立ちます。

3点目はサービス紹介資料です。

AIを活用したサービス紹介資料作成は、数多くの利点があります。AIは大量の情報を正確に処理が可能で、自動的にレイアウトを整え、分かりやすいデザインを実現します。さらに、AIは企業の強みや課題を抽出し、ストーリーを改善することで、魅力的なサービス紹介資料を作成することができます。これにより、コストや時間を節約することが可能です。

資料作成をAIで行う際にチェックすべきポイント

資料作成をAIで行う際にチェックすべきポイントは以下の通りです。

• 単語が適切に使用されているか確認しよう。
• 資料のレイアウトが適切か確認しよう
• 個人情報や機密情報が含まれていないか確認しよう

1点目は単語が適切に使用されているか確認しましょう。AIを使った資料作成では、単語の適切な使用が重要です。AIはデータ処理には長けていますが、単語のニュアンスや意味を正確に理解することは苦手な場合があります。その結果、誤った文脈で単語が使用される場合があります。

2点目は、資料のレイアウトが適切か確認しましょう。具体的には、タイトル、見出し、本文、図表が適切に配置され、分かりやすいレイアウトになっているか確認する必要があります。また、フォントサイズや行間、段落のインデント、余白なども、資料の見やすさに影響する要素であり、あわせて確認が必要です。
資料のレイアウトは、目的や読者に合わせて適切に設計される必要があります。資料の内容が簡潔にまとめられ、適切なレイアウトで配置されているか確認しましょう。

3点目は、個人情報や機密情報が含まれていないか確認しましょう。企業が外部に公開する資料では、個人情報や機密情報の漏洩が問題になる可能性があります。作成した資料に、社員名や個人の連絡先などの個人情報、業務上の秘密や顧客情報などの機密情報が含まれていないか確認しましょう。これらの情報が含まれている場合は、適切なセキュリティ対策を講じましょう。情報漏洩やセキュリティ上の問題を防ぐために、アクセス制限や暗号化などの対策を実施することが重要です。

AIを活用した資料作成には単語の適切な使用、見やすいレイアウト、機密情報の保護など、確認すべき重要な要素があります。これらの要素をチェックすることで分かりやすい資料を作成できます。

資料作成を効率化させるおすすめAIツール

AIを活用した資料作成ツールは、自動生成される文章やグラフを組み合わせることで誤字や脱字のリスクを防ぎつつ、分かりやすい資料を作成することができます。AIツールの活用により、プレゼンテーションやレポート作成時の負担を軽減し、時間と労力を節約することができますAIツールを活用しましょう。

Slides GPT

Slides GPTは、Chat GPTのAPIを活用したプレゼンテーション資料作成ツールです。Chat GPTのようにプロンプトを入力することで、プレゼンテーション資料を作成することができます。Slides GPTを使用することで、短時間で見た目と内容がある程度のクオリティに達したプレゼンテーション資料を作成することが可能です。日本語に対応しているものの、英語で作成した資料に比べると、クオリティが落ちる可能性があり、細かくプロンプトを設定する必要があります。費用は、プレゼンテーション資料をダウンロードするごとに発生し、1ダウンロードにつき$2.5かかります

Slides GPTはこちらから

Beautiful.AI

Beautiful.AIは、AIを活用したプレゼンテーション資料作成ツールです。60種類以上のテンプレートが用意されており、文字や数字を変更するだけでデザインに関する知識がない人でも分かりやすい資料を作成できます。また、完成したスライドにはAIが最適なアニメーションを追加してくれます。ただし、現時点では日本語には対応していないため、利用時には注意が必要です。費用に関しては、PROプランが月額$12で利用でき、大人数で使用可能なTEAMプランは月額$40です。
Beautiful.AIはこちらから

Canva

Canvaは、Webブラウザ上で利用できるプレゼンテーション資料作成ツールで、AIが文章作成やレイアウト作成をサポートしています。豊富なレイアウトやイラストから好みのテイストを選択することができ、イメージに合った資料を作成できます。

スライドにどのような内容を入れるか、スクリプトを作成する段階からAIがサポートしてくれます。そのためテーマは既に決まっているが、どのようなアプローチで資料を作成すれば良いか困っている人にとって最適なツールです。

費用に関して最大5人まで使用が可能なCanva Proは、年額12,000円または月額1,500円です。また企業向けプランのCanva for Teams は、5人の使用で一人あたりの料金が月額3,600円です。
Canva はこちらから

イルシル

イルシルは、スライド資料を迅速かつ便利に作成するためのプレゼンテーション資料作成ツールです。イルシルに文章やキーワードを入力すると、AIがそれに合わせスライドデザインを生成します。750種類以上のデザインテンプレートが用意されているのが特徴です。操作は直感的であり、疑問点が生じた場合はチャットボットで解決できるため、PCに不慣れな人にも適したツールです。費用に関してProプランは月額1,680円です。また複数名で共有しながらイルシルが利用できるTeamプランは月額9,800円です。

イルシルはこちらから

Microsoft 365 Copilot（コパイロット）

Microsoft 365 Copilot（コパイロット）は、Microsoftによって開発されたAIツールで、Word や Excel をはじめ、TeamsやPowerPoint 、OneNoteで活用できます。簡単なプロンプトを入れることで自動的にスライドを作ってくれます。

「Microsoft 365 Copilot（コパイロット）」は、2023年3月16日（※米国時間）に公表されたツールで、Microsoft社の公式サイトによると、”数ヶ月以内に利用できる予定” との発表がありました。今後の展開に注目です。

Gamma（ガンマ）

Gammaは、AIを利用して短い文章やキーワードから自動的にプレゼン資料を生成することができます。ユーザーはタイトルや見出しの例を入力するだけで、美しいデザインのプレゼン資料が自動的に作成されます。プレゼンの経験が浅い人やスライド制作の経験が浅い人にとって、スライドのたたき台として有用なツールです。

費用に関してAIによるスライド生成やサポートを利用する場合に、Gamma内のクレジットを消費する形になります。1つの資料を生成するために40クレジットが消費され、AIによるスライドの追加や編集のサポートを受ける場合は10クレジットが消費されます。また、作成時にはデフォルトで400クレジットが付与されます。

他にもGammaには月額$8のProプランも用意されており、このプランではクレジットを消費せずにAIを無制限に利用できます。
Gammaはこちらから

AIツールを活用して、自動生成されるデザインや文章を参考にすることで、プレゼンテーション作成の負担を軽減し、業務効率化を図ることができます。AIを活用して効率的に資料を作成しましょう。

資料作成にAIを活用して効率化を図ろう

AIツールを活用することで、資料作成の効率が向上します。特に大量の情報を処理する必要がある場合や繰り返し同じ作業が発生する場合は、AIを活用することがおすすめです。

AIで資料作成を行うメリット

AIを活用することで、大量のデータや情報を効率的に処理し、整理・分析することができます。これにより、プレゼンテーションや報告書などの作成において、高い精度で正確なデータを提示できます。また、AIが自動的にレイアウトやデザインを調整するため、デザインスキルに自信がなくても美しい資料を簡単に作成できます。AIを資料作成に活用することで、効率的に資料作成ができます。

AIが作成する資料の出来を大きく左右するプロンプト

AIが正確な資料を作成するためには、具体的なプロンプトが重要です。プロンプトには、誰に対してどのような情報を伝えるかという具体的な情報を明確に含める必要があります。さらに、プロンプトには文章のトーンやスタイルなどの指示も加えることで、AIがより自然で人間らしい文章を生成します。

ただし、AIが生成した資料は最終的に人間がチェックする必要があります。人間の目で確認し、必要な修正や微調整を加えましょう。

AIを活用することは業務効率の向上につながりますが、文脈や感情を理解することが難しく、適切なトーンやスタイルで文章を表現するためには、まだ多くの課題が存在します。特に、リード獲得や育成を目的としたホワイトペーパーの制作を行う場合は、ストーリーはもちろん適切なレイアウトや理解度を高めてくれるイラストの挿入が大切になります。
そのため、資料作成でAIを活用する場合は、目的に応じて使い分けることが重要となります。